Trotz der fortschrittlichen Technologien und der verfügbaren Datenbanktools (sogar kostenlose Alternativen), die heute zur Verfügung stehen, scheint es, dass eine große Anzahl von Benutzern immer noch Excel für ALLES verwendet! Deshalb bin ich als Datenbankentwickler, der als einer dieser Benutzer arbeitet, gezwungen, sie Excel benutzen zu lassen, einfach weil sie damit sehr vertraut sind. Vor allem die Älteren, die sich scheinbar nie von Excel lösen und ein neues Tool annehmen können. Um ihre Erfahrung so reibungslos wie möglich zu gestalten und gleichzeitig zu automatisieren, verwende ich derzeit viele Datenbankabfragen in Excel, sei es in Form von Ansichten, SQL oder gespeicherten Prozeduren. Meistens für Ad-hoc-Berichte (die dann aber dauerhaft werden). Meine Frage ist: Gibt es irgendwelche Möglichkeiten, diese Situation zu verbessern? Ich bin sicher, dass viele Unternehmen dieselbe Methode verwenden. Ist es möglich, diese Anordnung vollständig durch etwas Logischeres und Effizienteres zu ersetzen, sowohl was die Datenerfassung als auch die Zuverlässigkeit betrifft? Ich denke an die Verwendung von Sharepoint. Bin ich auf dem richtigen Weg?
Antworten
Zu viele Anzeigen?
Ich würde den umgekehrten Weg gehen. Und damit meine ich, keine Abfragen und Datenbankverbindungen in Excel zu erstellen, sondern eine Art Webanwendung zu verwenden, mit der die Benutzer (über Assistenten) die von ihnen benötigten Daten generieren und zur Bearbeitung in Excel exportieren können.
Auf diese Weise haben Sie die folgenden Vorteile:
- Keine DB-Verbindungen (und wahrscheinlich Passwörter) in Ihren Excel-Dateien
- Kein Verteilungsproblem von Excel-Dateien mit neuen Abfragen, Ansichten usw.
- Zentralisierter Ansatz zum Abrufen von Daten
- Excel für Benutzer, die es gewohnt sind
Früher habe ich Crystal Reports gerne für Ad-hoc-Berichte verwendet. Ich bin mir über den aktuellen Status nicht sicher, da es scheint, dass SAP das Produkt gekauft hat: http://www.sap.com/solutions/sapbusinessobjects/sap-crystal-solutions/index.epx
Auch ich habe in der Vergangenheit mit diesem Problem zu kämpfen gehabt und kann sagen, dass bei mir ein zweigleisiger Ansatz funktioniert hat.
Schritt 1 - Eine gute Alternative schaffen
Es klingt, als hätten Sie dies bereits getan. Je nach System wird es immer irgendeinen zufälligen Bericht geben, den jemand ausführen muss, um seinen "geschäftlichen Bedarf" zu decken. Sie können auf keinen Fall alle diese Berichte in Ihr System aufnehmen, da es sich sonst mit Berichten füllt und die Benutzer schneeblind werden.
Schritt 2 - Benutzerschulung
Zeigen Sie ihnen die neue Art und Weise, wie sie ihre eigenen Berichte erstellen können (Business objects SSRS whatever) und stellen Sie sicher, dass sie damit vertraut sind. Das ist der schwierigste Teil, denn manche Leute mögen ihre Excel-Komfortdecke und wollen sie nicht verlassen. Geben Sie ihnen einige Vorlagen und Standardberichte an die Hand, vielleicht entwickeln sie sogar ein oder zwei Berichte mit ihnen am Schreibtisch, damit sie den Dreh raus haben.
Ich möchte eine kleine tägliche WTF-Geschichte erzählen: Es gab einmal einen erfahrenen Manager, der ein Experte für Geschäftsobjekte war. Sie erstellte ständig Berichte, aber sie behandelte es wie eine riesige Version von Excel, und ihre Arbeit war übersät mit Beispielen dafür, z. B. schrieb sie einen Bericht, um die Gesamtsummen für ein Jahr zu ermitteln. Kein Problem, höre ich Sie schreien, machen Sie einfach
SELECT SUM(DealAmount) where DealDate Between X and Y Nein, nicht unsere Wirtschaftsexpertin, für sie war das zu sehr wie schwarze Magie, also gab sie eine Zeile für JEDEN EINZELNEN Abschluss in diesem Jahr zurück und fügte sie dann kundenseitig zusammen, um eine Gesamtsumme zu erhalten. In einem ersten Schritt reduzierte ich diesen 104 MB großen Bericht, der 17 Minuten für die Ausführung benötigte, auf einen 100 KB großen Bericht, der in etwa 15 Sekunden ausgeführt werden konnte, und begeisterte damit die Benutzer.
